GESTIÓN DE PROYECTOS

LA EFICACIA EN EL USO DE RECURSOS

_{«Cuida los pequeños detalles. Un pequeño agujero puede hundir un gran barco”. Benjamín Franklin}

Cualquier proyecto a emprender siempre necesitará una ruta de acción, ya que al planificar el procedimiento y conocer los beneficios que se logran con una buena gestión de proyectos, permitirá alcanzar los objetivos trazados.

A través de la Gestión de Proyectos se concebirán todas aquellas acciones que los lleven a la conquista de los objetivos en un plazo de tiempo determinado con los recursos, herramientas y personal que permita la eficacia del presupuesto diseñado, esto sin importar el tamaño o la actividad que se realice con el proyecto.

Optimización de recursos es el mayor beneficio que encontrarás al implementar un proceso de gestión, en el cual será de suma importancia definir los siguientes cinco puntos: Las fases del proyecto o proyectos; el presupuesto; el alcance; la duración y el objetivo. Esto significa cuidar los detalles para la eficacia en el uso de los recursos tanto económicos como humanos.

Al gestionar un proyecto, el enfoque debe estar en cumplir con la misión de la empresa que a la postre permita mejorar y ahorrar costes y tiempo, es decir, maximizar la productividad desde los empleados hasta los servicios y productos. Es decir, lograr este conocimiento de “saber cómo hacerlo”, permitirá, a su vez, identificar errores y trazar las posibles soluciones y corregir el proceso de forma sincronizada y en armonía. Asimismo, entre otras bondades de la “gestión de proyectos” es que nos permitirá tratar los conflictos, negociar y dinamizar la cooperación entre el personal a tu cargo o de la empresa.

De tal forma, que, para definir este proceso de “gestión de proyectos”, les recomendamos seguir las siguientes fases:

Planificación: Es la primera fase y es previa al desarrollo del proyecto. En esta fase has de definir cuáles serán las actividades que se tendrán que hacer, estimar la duración del proyecto. En esta fase definirás las tareas, asignarás a las personas responsables de su ejecución, determinarás su duración, definirás la dependencia entre tareas y priorizarlas. También has de indicar cuáles serán los recursos necesarios para poder llevar a cabo con éxito el proyecto.

Programación: Esta es la segunda fase de la gestión de proyectos y consiste en crear el calendario de ejecución, indicando en qué fechas se hará cada parte del proyecto, incluyendo la de inicio y la de fin. Esta fase junto la de planificación, son previas al inicio del proyecto.

Seguimiento y control del proyecto: Esta fase es la única etapa de toda la gestión que se hace durante el proyecto. Consiste en seguir y controlar su ejecución, es decir, obtener datos de la evolución y tomar las medidas correctivas en caso de que hubiese algún inconveniente. 

Análisis y evolución: Esta es la cuarta y última fase de la gestión de proyectos, la cual sucede ya después de haber terminado el proyecto. En esta lo que se hace es medir las diferencias entre lo que se había previsto durante la fase de planificación, y lo que realmente ha sucedido, normalmente se suele medir, sobre todo, el presupuesto planeado y el coste real. Esta etapa es importante porque permite observar los errores que se han cometido durante todo el proceso y aprender de la experiencia para los proyectos futuros.

Cuéntame tu experiencia en torno a la gestión de proyectos. ¿Cuál es tu método? ¿Qué herramientas utilizas? Construyamos conocimiento juntos y si requieres de apoyo para elaborar un Plan de Gestión de Proyectos, contáctame a través de mi página o redes sociales. Agendemos una cita y desarrollemos un presupuesto que se adapte a tus posibilidades.